Allmybanks supporta il gruppo internazionale Gattefossé grazie a EBICS TS

Dopo oltre due anni di utilizzo di Exabanque, software di gestione dei flussi finanziari, Gattefossé è rimasta fedele a Exalog quando ha voluto dotarsi di sistemi informatici adatti alle sue filiali all’estero. Difatti, nel 2013 Gattefossé ha adottato Allmybanks, la soluzione internazionale di Exalog. Jean-Michel Morin, Accounting Manager, parla dello sviluppo del software e dei progetti futuri dell’azienda.

Può presentarci il gruppo Gattefossé?
Gattefossé è un gruppo fondato 130 anni fa nella regione lionese, specializzato nella produzione e nella vendita di prodotti farmaceutici e cosmetici. L’azienda si avvale della collaborazione di 250 persone e possiede 13 filiali di distribuzione in tutto il mondo. Nei Paesi in cui non è fisicamente presente, l’azienda ricorre a distributori esterni. Nel 2013, il nostro gruppo ha registrato un fatturato consolidato di 80 milioni di Euro. Gattefossé SAS, la società di produzione che copre la totalità delle esigenze del gruppo, ha sede a Saint-Priest nella regione del Rodano.

Qual è la sua posizione all’interno della società?
Sono entrato a far parte di questo gruppo nel 2001 in veste di Responsabile Contabile di Gattefossé SAS. Oggi, sono altresì responsabile del bilancio di chiusura della Gattefossé Holding e del consolidamento statutario del gruppo. In questo compito sono coadiuvato da un team di due persone, che lavorano qui con me a Saint-Priest.

Inoltre, sin dalla sua istituzione nel 2005, mi occupo di risoluzione di problemi informatici legati al modulo finanziario del nostro ERP nelle filiali che utilizzano SAP (Stati Uniti, Germania, Italia, Francia e India). Ogni volta che si rende necessaria una nuova implementazione, mi reco in quelle aziende per gestire le installazioni e le configurazioni necessarie. Questo lavoro con i team locali è indispensabile e permette quindi di facilitare i nostri scambi.

Com’è organizzato il reparto finanziario del suo gruppo aziendale?
Guillaume Querneau, CFO e responsabile amministrativo del gruppo, garantisce la responsabilità funzionale delle filiali in materia di finanza e di controllo di gestione. Si fa carico direttamente dell’ottimizzazione della gestione della tesoreria del gruppo; quanto alle restanti filiali, esse sono autonome nella gestione dei loro pagamenti correnti.

In collaborazione con i nostri partner bancari abbiamo istituito un sistema di cash pooling dei nostri enti francesi.

In quale contesto ha cominciato a lavorare con Exalog?
Inizialmente, il nostro gruppo si serviva di uno strumento installato sul PC. In seguito a numerosi problemi tecnici, dovuti in particolare all’utilizzo di modem esterni, abbiamo deciso di orientarci verso un nuovo sistema. Su consiglio della nostra banca, ci siamo avvicinati a Exalog e abbiamo scoperto il software di comunicazione bancaria Exabanque, la soluzione che rispondeva esattamente alle nostre esigenze in quel momento. I criteri principali che hanno motivato la nostra scelta erano la modernità, la facilità di utilizzo e l’hosting in modalità SaaS (Software as a Service).

Successivamente, la sua azienda ha deciso di adottare Allmybanks, un altro software di Exalog, per implementare un sistema comune sia negli enti francesi sia nelle filiali straniere.
Sì, abbiamo deciso di migrare dal software Exabanque a Allmybanks per poter disporre di una soluzione internazionale. In un primo tempo abbiamo implementato Allmybanks in Francia (luglio 2013) e in quell’occasione abbiamo reso sicuri i nostri flussi adottando la firma digitale a sostituzione della conferma via fax.

Abbiamo implementato rapidamente la soluzione all’interno della nostra filiale tedesca al fine di digitalizzare e automatizzare il circuito di trattamento dei pagamenti, aumentando così la produttività del reparto di contabilità locale. Aspiriamo a fare altrettanto a breve anche con le filiali che operano con SAP, a cominciare dall’Italia, e di disporre così di una posizione consolidata di gruppo.

Come si è svolta la migrazione aziendale da Exabanque a Allmybanks?
Di per sé, la migrazione dei dati da Exabanque a Allmybanks è andata molto bene. D’altro canto, l’attivazione della firma digitale è stata lunga a causa di vincoli tecnici legati all’attivazione delle firme elettroniche e di una reattività diversa delle nostre varie banche al momento di firmare i nuovi contratti bancari.

Può descriverci l’implementazione di Allmybanks nella filiale aziendale in Germania?
Le differenze di mentalità e di apprezzamento tra i nostri due Paesi, oltre alle complicazioni di ordine linguistico sono stati elementi penalizzanti. La presenza in Exalog di un interlocutore che parlava tedesco ha facilitato gli scambi con la nostra banca relativi agli aspetti tecnici del progetto.

Inoltre, abbiamo trovato difficoltà durante l’attivazione in Allmybanks delle versioni tedesche dei formati EBICS-TS e SEPA, che sono diverse dalle versioni francesi già in uso nello strumento. Oggi questo problema è stato risolto, e noi non abbiamo più avuto problemi di comunicazione bancaria.

Quali sono le prossime fasi dell’implementazione di Allmybanks?
Oltre a consolidare gli estratti conto delle nostre filiali internazionali nel software Allmybanks, stiamo studiando la possibilità di gestire i movimenti dei conti locali direttamente dall’applicazione. Il nostro bisogno attuale è quello di mantenere un’organizzazione decentrata, pur beneficiando dei vantaggi di una soluzione informatica centralizzata per tutto il gruppo (sicurezza, rapidità, armonizzazione).

Tra l’altro, il modulo di tesoreria di Allmybanks ci interessa poiché il gruppo non dispone di altri strumenti simili, in particolare per la pianificazione e gli stati della reportistica (modulo AMB Charts).

Nel complesso, come si svolge la collaborazione fra la sua azienda ed Exalog? E qual è l’immagine che la sua azienda ha dell’editrice?
Un vantaggio di Allmybanks è la facilità di utilizzo. Avendo configurato Allmybanks da solo, conosco bene il software e spesso riesco a rispondere alle domande poste dagli utenti interni. Ma quando ci addentriamo nelle questioni e le difficoltà aumentano, Exalog è molto disponibile nei nostri confronti e noi siamo soddisfatti dei servizi e dell’assistenza che ci forniscono.

Il punto di vista di Exalog

Guillaume Lafarge, Presidente

Dalla sua fondazione nel 1984, Exalog vende soluzioni di comunicazione bancaria e di tesoreria. Oggi, la nostra esperienza ci permette di soddisfare le esigenze delle imprese, in particolare nel contesto del loro sviluppo internazionale. Allmybanks è una soluzione completa, che integra la gestione sicura dei pagamenti, la gestione della liquidità del gruppo sotto ogni aspetto e la comunicazione bancaria internazionale via SWIFT, EBICS e FTP.