Botanic rinnova i propri strumenti di gestione di tesoreria

Scambio di esperienza: il caso Botanic…

Durante la crisi finanziaria del 2008, le aziende, a prescindere dal settore di attività, hanno fortemente preso coscienza della propria dipendenza dalle risorse finanziarie a breve termine. Da quel momento la liquidità è tornata a essere la regina, e abbiamo assistito al proliferare, unitamente a politiche molto marcate di ottimizzazione del capitale circolante, di strategie volte alla massima efficienza in materia di gestione dei flussi di tesoreria.

In alcuni casi, le riflessioni su queste problematiche hanno portato a modificare dei processi o addirittura a cambiare gli strumenti di lavoro.

L’esperienza di Botanic descrive perfettamente questo concetto.

Botanic è una catena di distribuzione specializzata in prodotti e articoli da giardino fondata nel 1995, con oltre 60 negozi sparsi in tutta la Francia, in particolare nella regione Rodano-Alpi. Integra la propria presenza commerciale sul territorio con un sito di vendite online.

Inoltre, il Gruppo è presente anche presso una ventina di store a marchio “Médor et Compagnie”, specializzati nella vendita di prodotti per animali da compagnia, in particolare cani e gatti.

Enti giuridici dedicati supportano un’attività di vendita di prodotti vegetali nonché una parte della logistica. Queste due filiali intervengono tanto internamente quanto presso clienti esterni al Gruppo.

Poi vi sono società immobiliari che possiedono beni terreni e immobili impegnati nell’utilizzo della maggior parte dei negozi a marchio Botanic.

Una holding capogruppo riveste il ruolo di detentore del capitale delle filiali operative e si occupa di funzioni a supporto (finanza, risorse umane, IT, acquisti, marketing, ecc).

Il Gruppo consolidato rappresenta poco meno di 130 aziende e si avvale della collaborazione di 2.200 dipendenti in media ogni anno.

Organizzazione finanziaria di Botanic
La funzione di gestione della tesoreria è collegata al reparto finanziario, unitamente ad altre attività quali i servizi contabili, il controllo di gestione e quello giuridico; la sede fisica si trova in Alta Savoia, presso lo stabilimento della holding.

Si occupa dei rapporti con le banche, delle coperture di cambio, della gestione dei finanziamenti a breve e medio termine, degli investimenti, della gestione dei flussi di tutte le società del Gruppo attraverso 250 conti aperti presso 20 istituti bancari.

Operando in cash pooling, consolida ogni giorno la tesoreria di tutti i soggetti, garantendo i bilanciamenti necessari all’ottimizzazione della posizione del Gruppo. Centralizza la trasmissione degli ordini di pagamento delle banche. Redige il bilancio annuale dei flussi consolidati e garantisce un monitoraggio mensile.

Scelta del software Allmybanks di Exalog
Fino al 2009, la gestione della tesoreria era automatizzata in modo piuttosto blando, in particolare per quel che concerneva le operazioni di quadratura, effettuate su foglio di calcolo Excel. Il monitoraggio del bilancio dei flussi richiedeva, tra l’altro, l’immissione manuale di molti dati.

Le prestazioni del software in uso in quel periodo, seppur performanti in senso lato, presentavano una farraginosità di utilizzo che aumentava a dismisura la complessità organizzativa del Gruppo.

Poco dopo la sua assunzione, il direttore finanziario dell’epoca affidò a un consiglio esterno l’incarico di preparare un elenco di specifiche che descrivesse le funzionalità di una gestione tanto più semplice quanto più completa, e di procedere a una gara d’appalto fra i principali fornitori di questo tipo di soluzioni, a integrazione dell’editrice storica.

La soluzione Allmybanks di Exalog si impose sulla concorrenza per ragioni di costi, ergonomia, un buon compromesso fra ricchezza di funzionalità e semplicità e, infine, per il funzionamento in modalità SaaS (Software as a Service).

Nonostante i rigidi paletti imposti dalle specifiche aziendali, la reattività degli interlocutori Exalog e la loro capacità di analizzare le problematiche proprie di Botanic hanno fatto sì che propendessimo per loro al momento della nostra decisione.

Problematiche di Botanic e uso del software
Le peculiarità di Botanic derivavano sia da vincoli legati al loro tipo di attività sia dalla struttura giuridica del Gruppo.

Difatti, se i flussi, presi ognuno a sé, non presentavano particolari problematiche, il loro elevato numero richiedeva un’importante automatizzazione combinata a una capacità di restituzione consolidata al fine di gestire un quadro d’insieme a partire da un volume così ampio di informazioni. Questa problematica era accentuata dal vasto numero di enti giuridici e banche, una struttura complessa derivata da scelte storiche di costituzione del Gruppo e dalle modalità di finanziamento associate.

Da questa organizzazione derivava logicamente una gestione in cash pooling, l’unica soluzione in grado di soddisfare gli imperativi di coerenza, rapidità, sicurezza e conoscenza delle posizioni tanto in sintesi quanto in dettaglio.

Le risorse di Allmybanks consentivano questa concentrazione di tutte le informazioni necessarie per il servizio “gestione di tesoreria”: era l’unica soluzione in grado di implementare a livello “industriale” le azioni di ottimizzazione desiderate.

In questo contesto, una necessità cruciale che la soluzione doveva soddisfare risiedeva nella sua capacità di automatizzare il processo di quadratura quotidiano, dall’identificazione dei saldi alla preparazione della contabilità dei bonifici proposti.

Questa necessità è stata perfettamente soddisfatta grazie ad Allmybanks: gli strumenti associati alle nozioni di “conti giro”, “bonifico minimo” e “saldo obiettivo” permettevano di tarare i livelli di quadratura e il modulo “interfaccia di contabilità” consentiva quindi di contabilizzare i bonifici senza alcun intervento manuale.

Nei flussi inversi, i file dei pagamenti a terzi emessi tanto dall’ERP quanto dal software di paghe ed elaborati da ogni ente del Gruppo, hanno potuto essere integrati in modo semplice, andando così ad alimentare Allmybanks in vista della loro trasmissione agli istituti bancari.

Sempre in un’ottica di automatizzazione, un numero massimo di informazioni viene inserito direttamente nel modulo “previsioni” a partire dai file contabili per quanto concerne i debiti verso terzi scaduti o dal modulo “prestiti passivi” di Allmybanks per i crediti a medio termine.

Nel caso di Botanic, resta da perfezionare solo la funzionalità di bilancio di Allmybanks. Questa mancanza è temporaneamente aggirata e risolta tramite l’intermediazione di una società fittizia ad hoc, che riceve manualmente i dati mese per mese.

Conclusioni
Allmybanks ha ben risposto alle aspettative della direzione finanziaria, sia in termini di funzionalità che di costi e, in particolare, di facilità d’uso. Il prodotto fornisce una soluzione ai vincoli di automatizzazione e semplificazione dei processi richiesti dal Gruppo.

I team Exalog hanno lavorato all’implementazione del software con grande professionalità e hanno gestito senza problemi tanto il passaggio da ETEBAC 5 a EBICS TS quanto quello alle norme SEPA.

Anche se le nuove funzionalità, come la gestione dei pagamenti nella “centrale acquisti” o la gestione del debito, non sono strettamente necessarie per Botanic, la loro recente disponibilità dimostra la volontà del team Exalog di arricchire il prodotto in base alle esigenze degli utenti.

Questa capacità di adattamento è una garanzia di continuità lodevole in un contesto in rapida e crescente evoluzione.

Il punto di vista di Exalog

Stéphanie Bombart, Responsabile CRM

Botanic pone l’accento sul carattere di incompletezza della funzione di bilancio di Allmybanks, che effettivamente era in fase embrionale al momento dell’implementazione presso questa azienda. Negli ultimi mesi, questo modulo è stato modificato più volte per renderlo più efficiente sia in termini di modalità di visualizzazione che nella pianificazione a breve e medio termine nel calcolo delle differenze.