AramisAuto, leader nella distribuzione di veicoli multimarca, ha scelto Exalog

AramisAuto ha scelto la soluzione Allmybanks di Exalog per gestire la propria liquidità e la propria comunicazione bancaria. Christophe Guilbert, Capo Contabile, ci presenta questo progetto, il bilancio e gli obiettivi aziendali futuri.

Può descriverci AramisAuto?

AramisAuto è stata fondata nel 2001 da Guillaume Paoli e Nicolas Chartier, Amministratori Delegati. Si tratta di una società di distribuzione di veicoli multimarca al servizio dei privati, attiva via Internet, telefonicamente e attraverso una rete di concessionarie (www.aramisauto.com). Attualmente, l’azienda si avvale di circa 290 collaboratori. Nel 2013, il nostro fatturato si è attestato a 330 milioni di Euro (+23%) con oltre 30.000 veicoli venduti in Francia e Germania.

Qual è la sua posizione all’interno della società?

Sono entrato a far parte di questa società nel 2010 come Capo Contabile. In quegli anni, AramisAuto desiderava internalizzare tale funzione che fino a quel momento era stata gestita da una società di revisione contabile. Questo impegno si inscriveva in un progetto di più ampio respiro volto a una ristrutturazione aziendale, a dieci anni dalla fondazione.

Com’è organizzato il reparto tesoreria del suo gruppo aziendale?

Il servizio contabilità che dirigo è composto da 8 dipendenti. Siamo organizzati in modo piuttosto convenzionale per quel che concerne le attività di contabilità clienti, contabilità fornitori, gestione della liquidità e contabilità generale. Il reparto è supervisionato dal dott. Fargues, CFO aziendale, il quale è anche responsabile del controllo di gestione.

In quale contesto e secondo quali criteri ha scelto il software di Exalog?

Prima di rivolgerci a Exalog, AramisAuto utilizzava un software di contabilità che permetteva la trasmissione delle rimesse alle banche in EBICS. La conferma degli ordini avveniva via fax.

Per via della natura della nostra attività, i pagamenti sono numerosi e di importo considerevole (da 1,5 a 2 milioni di Euro al giorno). Per cui, quando abbiamo deciso di cambiare sistema, il nostro desiderio era quello di sviluppare la nostra comunicazione bancaria e di adottare la firma digitale (EBICS TS) per migliorare la sicurezza dei nostri pagamenti. Il programma di contabilità che utilizzavamo non era in grado di offrire queste funzioni, per cui abbiamo analizzato le offerte delle editrici presenti sul mercato.

Inoltre, avevamo bisogno di una soluzione facilmente accessibile. Questo perché i due firmatari aziendali (ossia i fondatori) operano da un sito diverso da quello del reparto finanziario e spesso sono fuori sede.

Per finire, con l’apertura della prima filiale aziendale all’estero (Germania) e di altre in previsione, volevamo trovare un software che permettesse una gestione dei flussi finanziari a livello internazionale.

Abbiamo contattato Exalog su segnalazione del nostro CFO e abbiamo preso la nostra decisione finale tenendo conto di diversi criteri. Da una parte, l’accessibilità del software proposto: Allmybanks. Inoltre, la soluzione di Exalog offriva funzionalità di gestione della liquidità che rispondevano alle nostre esigenze future e ci garantivano una prospettiva di sviluppo certa. Infine, il desiderio di Exalog di supportarci nei nostri progetti ha finito per convincerci.

Com’è andata l’implementazione di Allmybanks, la soluzione di Exalog?

L’implementazione di Allmybanks è iniziata nel mese di ottobre 2012 e si è svolta in più fasi.

In primo luogo, abbiamo lavorato sulla comunicazione bancaria (ricezione degli estratti ed emissione di ordini) e sul flusso di lavoro di conferma delle rimesse. In particolare, con riferimento a quest’ultimo, abbiamo mantenuto la stessa modalità di funzionamento che abbiamo digitalizzato. I due fondatori confermano le rimesse online, poi queste vengono firmate digitalmente da me o dal dott. Fargues, il CFO.

Quindi non sono i fondatori a firmare le rimesse?

No, infatti. Entrambi lavorano su dei Mac che non permettevano la connessione alle chiavi 3SKey al momento dell’attivazione della firma digitale presso AramisAuto. Per cui il reparto finanziario era responsabile della conferma digitale, e questa organizzazione non è stata modificata.

Da 3 mesi a questa parte i nostri due dirigenti usano l’app Allmybanks per iPhone per confermare gli ordini. Quando hanno delle rimesse in attesa di conferma, vengono avvisati tramite messaggi che ricevono direttamente sui propri smartphone. Sfruttano al 100% questo strumento perché è totalmente in linea con le loro esigenze di mobilità.

Quali sono state le fasi successive dell’implementazione di Allmybanks?

Il secondo progetto a cui ci siamo dedicati è stato quello di riconciliazione contabile. Purtroppo abbiamo dovuto interrompere il nostro lavoro perché i dati estratti dal sistema di gestione contabile non erano abbastanza ricchi per essere integrati in Allmybanks ed essere riconciliati. Oggi siamo in attesa di cambiare questo strumento per poter riprendere il progetto di riconciliazione.

L’ultima fase dell’implementazione di Allmybanks presso AramisAuto riguarda la gestione della liquidità, amministrata in precedenza in Excel, perché desideriamo occuparci delle previsioni e del fatturato per tipologia di flusso direttamente nell’applicazione. Abbiamo iniziato la formazione dei nostri team poco prima delle vacanze estive. Il nostro obiettivo è che la tesoreria sia completamente operativa entro la fine di marzo 2014. In parallelo sono stati lanciati altri progetti (ad esempio, la digitalizzazione delle note di spesa), il che spiega il protrarsi dei tempi calendarizzati inizialmente.

Qual è la sua valutazione dell’implementazione e dell’utilizzo di Allmybanks presso AramisAuto?

Mi rincresce dire che ci siamo sentiti un po’ abbandonati al momento della firma dei contratti EBICS TS con le nostre banche. Probabilmente la mancanza di armonizzazione di vocabolario tra i nostri diversi interlocutori ha rallentato il processo. È l’unico appunto che mi sento di fare.

A parte questo, il rapporto con Exalog è andato molto bene. Il fatto che ci abbiamo coinvolto da subito nella configurazione del software ci ha obbligato a “sporcarci le mani” fin dall’inizio. Questo ci ha permesso di prendere rapidamente confidenza con l’applicazione. Vorrei segnalare anche la disponibilità e la reattività del nostro consulente presso Exalog, sia al momento dell’implementazione sia durante l’uso quotidiano. Fa piacere poter parlare con qualcuno che conosce bene la situazione. Infine, tutti i nostri utenti sono concordi nell’affermare che Allmybanks è uno strumento facile e intuitivo.

Quali sono i progetti per il futuro di AramisAuto in Allmybanks?

In un prossimo futuro ci piacerebbe integrare la gestione del conto bancario della nostra filiale tedesca aperto presso BNP Fortis Munich, ossia poter ricevere gli estratti conto e gestire i pagamenti in Allmybanks (formato SEPA, DTAUS locale o SWIFT MT101). Il nostro obiettivo è quello di armonizzare i metodi all’interno del Gruppo e di servirci della nostra soluzione sicura per gestire volumi di flusso superiori per poter supportare il nostro sviluppo in questo Paese.

Un altro dei nostri progetti concerne il flusso di lavoro di convalida, che vorremmo sviluppare ancora di più (chiave digitale supplementare, possibilità di aggiungere validatori, ecc.). Inoltre, desideriamo trarre profitto dalla ricchezza dello strumento configurando i diritti dei nostri utenti in Allmybanks, mentre attualmente ci affidiamo alla buona fede dei firmatari e dei validatori.

Infine, vogliamo utilizzare tutte le funzionalità di gestione della liquidità offerte da Allmybanks, in particolare le scale di interesse sui nostri conti correnti bancari, i depositi cauzionali, le locazioni immobiliari, le scadenze dei nostri prestiti e l’esportazione delle scritture nella nostra contabilità.

In conclusione, il nostro obiettivo è quello di utilizzare al meglio le funzionalità proposte da Allmybanks e di migliorare nell’uso del software per supportare lo sviluppo del nostro gruppo.

Il punto di vista di Exalog

Guillaume Lafarge, Presidente

Al di là della soddisfazione complessiva di AramisAuto in seguito all’adozione di Allmybanks, è interessante notare come il flusso di lavoro misto smartphone/chiave di firma proposto da Exalog soddisfi i requisiti del nostro cliente. Abbiamo voluto sviluppare l’app Allmybanks Mobile per rispondere alle esigenze di reattività dei nostri utenti in un contesto di mobilità sempre più diffuso. I nostri clienti hanno ampiamente apprezzato questa nuova modalità di conferma, che offre una sicurezza ottimale nonostante l’attuale impossibilità di utilizzare chiavi di firma digitale su uno smartphone.