Allmybanks presta servicio al grupo internacional Gattefossé mediante EBICS TS

Después de más de dos años utilizando Exabanque, software de gestión de flujos financieros, Gattefossé permanece fiel a Exalog a la hora de equipar a sus filiales en el extranjero. De hecho, en 2013 Gattefossé adoptó Allmybanks, la solución internacional de Exalog. Jean-Michel Morin, responsable de Contabilidad, recuerda la implantación del software y nos habla de sus futuros proyectos.

¿Podría hablarnos del grupo Gattefossé?
Gattefossé es un grupo fundado hace 130 años en la región de Lyon, especializado en la fabricación y comercialización de ingredientes para las industrias farmacéutica y cosmética. Empleamos a 250 personas y poseemos 13 filiales de distribución en todo el mundo. En los países en los que no estamos implantados, recurrimos a distribuidores externos. En 2013, nuestro grupo registró un volumen de negocios consolidado de 80 millones de euros. Gattefossé SAS, la sociedad de producción que satisface el conjunto de las necesidades del grupo, está localizada en Saint-Priest (Ródano).

¿Qué puesto ocupa usted dentro de la empresa?
Me incorporé al grupo en 2001 como responsable de Contabilidad de Gattefossé SAS. Hoy en día, me encargo asimismo de la liquidación de las cuentas del grupo corporativo Gattefossé y de la consolidación estatutaria del mismo. Para ello, cuento con la ayuda de un equipo de dos personas, ubicado como yo en Saint-Priest.

Desde su implantación en 2005, me ocupo también de los problemas informáticos vinculados con el módulo de finanzas de nuestro ERP en las filiales que utilizan SAP (Estados Unidos, Alemania, Italia, Francia y la India). En cada despliegue, acudo personalmente a las sedes para dirigir las instalaciones y configuraciones necesarias. El trabajo con el personal local es indispensable, ya que facilita las posteriores transacciones.

¿Cómo está organizada la función financiera en su grupo?
Guillaume Querneau, director administrativo y financiero del grupo, garantiza la responsabilidad funcional de las filiales en materia financiera, así como el control de gestión. También se encarga de la optimización de la gestión de la tesorería del grupo, mientras que las filiales, por su parte, son autónomas en cuanto a la gestión de los pagos corrientes.

Con nuestros colaboradores bancarios hemos implantado un sistema de centralización de la tesorería, cash pooling, en nuestras entidades francesas.

¿En qué contexto comenzó a trabajar con Exalog?
Al principio, nuestro grupo trabajaba con una herramienta instalada en el PC. Después de numerosos problemas técnicos, debidos sobre todo a la utilización de módems externos, decidimos orientarnos hacia un nuevo sistema. Aconsejados por nuestra entidad bancaria, analizamos Exalog y descubrimos el software de comunicación bancaria Exabanque, solución que respondía a las necesidades que teníamos entonces. Los criterios principales que motivaron nuestra elección fueron su modernidad, su facilidad de utilización y el alojamiento en modo SaaS (Software as a Service, software como servicio).

Más adelante, decidieron adoptar Allmybanks, otro software de Exalog, para desplegar un sistema común en sus entidades francesas y filiales extranjeras.
Efectivamente, decidimos migrar del software Exabanque al software Allmybanks para disponer de una solución internacional. En un primer momento, implantamos Allmybanks en Francia (julio de 2013) y, en esa ocasión, aseguramos los flujos adoptando la firma digital, en sustitución de la validación por fax.

Rápidamente, implementamos la solución en nuestra filial alemana, con el fin de desmaterializar y automatizar el circuito de tratamiento de los pagos, y aumentamos así la productividad del servicio contable local. A largo plazo, aspiramos a hacer lo mismo en el resto de las filiales que trabajan con SAP, empezando por Italia, para disponer así de una posición consolidada como grupo.

¿Cómo se desarrolló la migración de Exabanque a Allmybanks?
La migración de los datos de Exabanque a Allmybanks en sí funcionó muy bien. En cambio, la puesta en funcionamiento de la firma digital fue larga debido a los obstáculos técnicos vinculados a la implantación de las firmas electrónicas y a una reactividad desigual por parte de los diferentes bancos durante la firma de los nuevos contratos bancarios.

¿Puede hablarnos del despliegue de Allmybanks en su filial de Alemania?
Las diferencias de mentalidad y valoración entre Francia y Alemania, añadidas a las complicaciones de orden lingüístico, constituyeron elementos negativos. La presencia en Exalog de un interlocutor que hablaba alemán facilitó las transacciones con nuestra entidad bancaria en cuanto a los aspectos técnicos del proyecto.

Asimismo, experimentamos dificultades durante la implantación en Allmybanks de las versiones alemanas de los formatos EBICS-TS y SEPA, que difieren de las versiones francesas ya instaladas en la herramienta. Hoy en día, esa preocupación ha quedado resuelta y ya no nos enfrentamos a ningún problema de comunicación bancaria.

¿Cuáles son las próximas etapas de despliegue de Allmybanks?
Además de la consolidación de los extractos de cuentas de nuestras filiales internacionales en el software Allmybanks, estudiamos la posibilidad de ejecutar los movimientos de las cuentas locales desde la aplicación. A día de hoy, necesitamos mantener una organización descentralizada y disfrutar al mismo tiempo de las ventajas de una solución informática centralizada para el conjunto del grupo (seguridad, rapidez, armonización).

Además, nos interesa el módulo de tesorería de Allmybanks, ya que el grupo no dispone de ninguna herramienta en la materia, en particular para la gestión de previsiones y de informes de balances (módulo AMB Charts).

En general, ¿cómo se desarrolla su colaboración con Exalog y qué imagen tiene usted del editor?
Una de las ventajas de Allmybanks es su facilidad de manejo. Al haber configurado personalmente Allmybanks, conozco bien el software y suelo dedicarme a responder a las preguntas que plantean los usuarios internos. Sin embargo, cuando nos enfrentamos a dificultades más especializadas, Exalog está a nuestra entera disposición, por lo que estamos muy satisfechos con los servicios y la asistencia prestados.

El punto de vista de Exalog

Guillaume Lafarge, President

Desde su creación en 1984, Exalog comercializa soluciones de comunicación bancaria y de tesorería. Hoy en día, nuestra experiencia nos permite responder a las necesidades de las empresas, especialmente en el marco de su desarrollo en el ámbito internacional. Allmybanks es una solución completa, que integra la gestión protegida de los pagos, la gestión de tesorería de grupo en todos sus aspectos y la comunicación bancaria internacional mediante SWIFT, EBICS y FTP.