Centralizzare i pagamenti del gruppo: vantaggi economici e qualitativi a tutti i livelli

Attivare una Centrale dei pagamenti in un gruppo consiste nell’organizzare la raccolta di tutti gli ordini da ogni ente e farla confluire in un servizio centrale specializzato. La Centrale effettua i pagamenti per conto di enti e contabilizza gli anticipi corrispondenti nei conti correnti di ogni ente. Un’organizzazione di questo tipo presenta numerosi vantaggi, indipendentemente dalle caratteristiche e dalle dimensioni del gruppo.

Vantaggi economici immediati

Finanziariamente, la concentrazione dei pagamenti in un unico ente si traduce inizialmente in una riduzione sostanziale dei costi:

  • Negoziazione delle tariffe migliori sugli ordini trattati e sulle commissioni dei movimenti
  • Ottenimento di vantaggi tariffari eccezionali durante la distribuzione dei pagamenti
  • Riduzione del numero di rimesse di ordini
  • Diminuzione del costo di cambio
  • Limitazione del numero di conti bancari necessari in filiale
  • Ottimizzazione della concorrenza tra le banche

Quindi, per esempio, un gruppo di strutture sanitarie stima mediamente 750.000 € annui di risparmio diretto derivante dalla centralizzazione dei 550.000 pagamenti nazionali effettuati ogni anno dalle proprie filiali (pari a un importo di 2.000 milioni di €).

Oltre a questi vantaggi diretti, l’attivazione di una Centrale dei pagamenti comporta altresì dei vantaggi economici indiretti:

  • La centralizzazione dei pagamenti in valute permette una migliore gestione dei rischi di cambio
  • La specializzazione del servizio centrale riduce i costi interni dei trattamenti
  • La gestione di tutti i flussi del gruppo consente una migliore reattività rispetto ai partner bancari per ottenere degli anticipi di tesoreria (transizione di flusso)

Vantaggi qualitativi importanti

Qualitativamente, i vantaggi attesi da una Centrale dei pagamenti non sono meno importanti:

  • L’introduzione di un terzo elemento nel processo di pagamento, limita considerevolmente la possibilità di pagamenti fraudolenti o non conformi alle regole del gruppo (ad esempio, fornitori non referenziati)
  • Specializzando la funzione di pagamento, permette un perfezionamento dei trattamenti che si traduce in una più elevata affidabilità dei pagamenti
  • Consentendo un’analisi esaustiva e affidabile dei flussi attraverso l’intero gruppo, fornisce un aiuto prezioso circa la decisione di ottimizzazione dei rapporti con i fornitori esterni e intragruppo

Sforzi ricompensati

Tutte le organizzazioni in cui i pagamenti sono distribuiti in enti diversi possono ottenere dei vantaggi implementando una Centrale dei pagamenti. Tuttavia, le questioni principali non riguardano gli stessi flussi a seconda delle specifiche di ogni gruppo.

Ad esempio, focalizzandosi sulla centralizzazione dei pagamenti in valuta di circa 200 unità commerciali presenti in 26 Paesi, un gruppo industriale realizza guadagni stimati a oltre 3 milioni di € l’anno, migliorando al contempo la copertura di cambio e l’affidabilità dei pagamenti (99,7% di ordini gestiti dall’inizio alla fine senza incidenti).

Tuttavia, i vantaggi economici e qualitativi di centralizzazione della totalità o di parte dei pagamenti di un gruppo giustificano pienamente lo sforzo organizzativo iniziale richiesto per l’attivazione della Centrale. Nel gruppo industriale di cui sopra, una volta effettuati gli investimenti organizzativi e tecnici, i flussi trattati a livello centrale hanno potuto essere moltiplicati di dieci volte in 8 anni, senza aumentare le spese del servizio centrale.

Attuazione

La Centrale dei pagamenti nell’applicazione Allmybanks di Exalog

Il modulo “Centrale dei pagamenti” integrato nell’applicazione Allmybanks (proposta da Exalog) è progettato per fornire questi vantaggi, indipendentemente dalle dimensioni e dal carattere più o meno internazionale del gruppo. Strutturalmente, questa applicazione in modalità SaaS consente un’attuazione molto flessibile dell’organizzazione centralizzata dei pagamenti:

  • L’attivazione di procedure di conferma standardizzate, rigorose e verificabili può essere applicata a tutto il gruppo prima di attivare la Centrale dei pagamenti.
  • L’integrazione degli enti nella Centrale può avvenire in maniera progressiva e gli enti non integrati possono continuare a effettuare i pagamenti dai propri conti, con una tracciabilità comunque centralizzata.
  • Tecnicamente, l’attuazione richiede solamente la configurazione nell’applicazione, senza necessità di sviluppo informatico

La centralizzazione aggiunge un intermediario nel processo di pagamento. È pertanto indispensabile fornire all’ordinante informazioni precise sullo stato del suo pagamento. Così, in Allmybanks, ogni ente può seguire in dettaglio lo stato di avanzamento dei propri ordini inviati alla Centrale:

  • In attesa di trattamento
  • Inviato alla banca
  • Trattato dalla banca
  • Ricevuto dal beneficiario

In Allmybanks, la Centrale dei pagamenti è assimilabile, a livello funzionale, a una banca. Il conto corrente intragruppo è utilizzato esattamente come un conto bancario, e la configurazione della procedura di invio degli ordini (flusso di lavoro di conferma) è lo stesso dei pagamenti bancari convenzionali. Questo principio, che semplifica notevolmente l’attivazione, permette in particolare di applicare ai conti correnti lo stesso tipo di commissioni applicate a un contratto bancario, e quindi di poter rifatturare i servizi della Centrale dei pagamenti.