Générale de Santé elige el software Allmybanks para la gestión de su tesorería

Después de un análisis detallado del software disponible, Pierre de Pesquidoux, tesorero de Générale de Santé, eligió la solución web de gestión de tesorería de Exalog: Allmybanks.

¿Podría presentarnos al grupo Générale de Santé?

Générale de Santé es el líder europeo de los grupos privados de cuidados y servicios sanitarios (ingresos de corta, mediana o larga duración).

El grupo se creó en 1987 y cuenta desde entonces con más de 180 establecimientos (nota: hospitales privados y clínicas), lo que representa el 17 % del total de la hospitalización privada en Francia. El año pasado alcanzamos una cifra de negocios de más de 2000 millones de euros, formada en un 85 % por reembolsos de la Seguridad Social y en un 10 % por reembolsos de mutualidades. El resto de nuestra cifra de negocios proviene de la cuota no reembolsada restante a cargo del paciente y que corresponde, esencialmente, a prestaciones denominadas «de hostelería».

Estructuralmente, ¿cuáles son para usted las consecuencias de su tipo de actividad y de los modos de financiación en la organización de la tesorería de su grupo?

Nuestra sociedad, que cotiza en Euronext París, fue objeto en 2007 de una compra financiada por terceros (LBO) respaldada por un crédito sindicado (que clásicamente se dividían en Senior, Mezzanine y Pik). Dicho crédito sindicado, además de su gestión intrínseca, comporta también una fuerte imposición, ya que nos obliga a conservar un reparto poco óptimo de nuestros flujos de gestión de tesorería en las principales entidades bancarias del consorcio (por ejemplo, el «negocio complementario» en ocho bancos).

Por otra parte, la estructura de nuestro grupo de establecimientos sanitarios es una mezcla sutil de funciones centralizadas (compras, Dirección de Servicios de Inversión, etc.) y de funciones que deben permanecer descentralizadas debido a la propia naturaleza de nuestra actividad sanitaria, fuertemente regulada por nuestras tutelas. Así, cada establecimiento sanitario dispone de su propio director, asistido por un director financiero y, a veces, por un jefe de contabilidad, habilitados para gestionar la cuenta bancaria del establecimiento. Las sociedades civiles inmobiliarias (SCI) que gestionan los edificios de nuestras clínicas disponen también de sus propias cuentas bancarias, gestionadas centralizadamente. En resumen, el grupo dispone de un total de más de 350 cuentas.

Por lo que se refiere a nuestra actividad de gestión de tesorería, nuestros cobros se componen de flujos de reembolsos de las Cajas Primarias del Seguro de Enfermedad (por transferencia) y de las mutuas (por transferencia o carta cheque), así como de dinero electrónico de los pacientes (que nos pagan mediante cheque, tarjeta bancaria o en efectivo). Para los pagos, disponemos de una central de compras del grupo que administra los aprovisionamientos de los distintos proveedores.

Nosotros pagamos a nuestros proveedores por transferencia bancaria mediante ficheros que salen de nuestro plan de recursos empresariales (ERP), específico para el ámbito sanitario, y que deben integrarse en nuestra plataforma central de tesorería.

En suma, nuestro modelo altamente capitalizado, parecido al de los grupos de residencias de la tercera edad, nos somete a condiciones de endeudamiento que nos obligan a encontrar el equilibrio entre el deseo de ser propietarios de nuestras instalaciones (y del material médico asociado) y el de ser inquilinos de un inmueble, por ejemplo. Eso implica a menudo una posición de endeudamiento financiero importante, que debemos optimizar diariamente mediante una gestión precisa de nuestros activos mobiliarios e inmobiliarios y de los pasivos financieros asociados.

¿Por qué razones decidieron cambiar de software de gestión de tesorería?

El proyecto arrancó hace dos años, poco tiempo después de mi llegada a Générale de Santé como director de Finanzas y Tesorería. En ese momento, la central estaba equipada con el software líder del mercado francés y cada establecimiento funcionaba con su propio sistema. Tanto podía tratarse de un portal de banca por internet, como de un software de tesorería instalado y conectado a un módem. Podrá imaginar la complejidad de la gestión, de los pagos, de los informes de balances, de los poderes bancarios, etc. La heterogeneidad de los sistemas no nos permitía tener una visión perfecta del flujo de tesorería del grupo (problemas de codificación, nomenclatura única, etc.).

Además, el coste de este funcionamiento era elevado debido a los múltiples abonos por parte de las clínicas (portales bancarios, ETEBAC, etc.) y de la inversión necesaria para actualizar el software de los grupos corporativos.

Por otro lado, el uso a largo plazo de las herramientas no estaba asegurado a causa de su incompatibilidad con las sucesivas evoluciones de los estándares (SEPA, EBICS) y, en la central, la migración me había parecido extremadamente costosa a la vista del escaso grado de innovación de la solución propuesta.

En conclusión, necesitábamos equiparnos con una herramienta moderna que nos permitiera a todos colaborar sobre una misma base (con una trazabilidad total de las acciones), de modo que se suprimiera la duplicación de las tareas.

¿Por qué eligieron entonces el modo SaaS?

El modo SaaS permite que los distintos establecimientos integren sus flujos en una única herramienta. Eso garantiza la fiabilidad de la información: todo el grupo dispone de la misma presentación en tiempo real, aunque evidentemente con distintos filtros en función de los derechos de utilización. Y como tesorero del grupo, ahora tengo un mejor conocimiento del flujo de negocios, lo que es primordial, especialmente en el marco de la renegociación de nuestras condiciones bancarias.

¿Por qué eligió Allmybanks, el software SaaS de gestión de tesorería de Exalog?

En primer lugar, Allmybanks está efectivamente disponible en modo SaaS, lo que constituía nuestro primer criterio de elección.

Un segundo criterio era la estructura tarifaria de la propuesta. Otros editores con el mismo tipo de oferta establecen un coste por usuario. Ahora bien, nuestro proyecto preveía un número muy importante de usuarios (unos 4 o 5 por establecimiento), por lo que no podíamos considerar la elección de esas propuestas. Con Allmybanks, el coste del despliegue es neutro y Exalog es el único proveedor que tiene este enfoque. Esa es una ventaja considerable para estructuras que deben permanecer parcialmente descentralizadas como la nuestra.

Finalmente, el último criterio decisivo es el acercamiento proactivo de Exalog en términos de evolución del producto. La comunidad de usuarios Allmybanks participa en el desarrollo del software y la innovación es compartida. Así, el módulo de gestión de arrendamientos financieros leasing, que nosotros pedimos, puede ser utilizado hoy por el conjunto de los usuarios de Allmybanks, y sin sobrecoste alguno.

Añadiría que, en el marco de nuestra problemática de migración SEPA, elegir a un editor que integrase todos los elementos de la cadena de pagos y también la conectividad bancaria era un argumento determinante.

¿Cómo se desarrolló el despliegue del software Allmybanks en Générale de Santé?

Al principio, realizamos con Exalog pruebas de conectividad con nuestros bancos. Después, llevamos a cabo la configuración de tesorería e integramos nuestros grupos corporativos y nuestras SCI. Muy rápidamente pudimos renovar los otros establecimientos, a partir de la configuración ya iniciada en la central, que era común al conjunto de las entidades del grupo. Una ventaja más del modo SaaS.

El paso de la parte de los pagos de los establecimientos se realiza conjuntamente con la migración a SEPA. Nosotros integramos en la plataforma Allmybanks cinco nuevos establecimientos cada mes y prevemos intensificar este ritmo.

¿Qué balance puede realizar de estos dos años?

El balance es muy positivo. El despliegue ha sido sencillo y rápido.

Tanto en el ámbito de los grupos corporativos como en el local, disponemos hoy en día de una herramienta que nos aporta más información que antes. Como tesorero del grupo, dispongo de una visión clara sobre quién hace qué, con una trazabilidad completa de las acciones y el control de la configuración, especialmente en los aspectos de protección (acceso y validación de las órdenes).

Dentro de cada una de las entidades, disponemos de informes y análisis detallados que presentan: ingresos y gastos, financiación mobiliaria o inmobiliaria, poderes bancarios, etc.

Además, podemos efectuar la búsqueda de los pagos realizados por todos nuestros socios bancarios, y eso directamente en internet, sin preocuparnos del lugar desde el que nos conectamos.

¿Cuáles son para Générale de Santé las próximas etapas en su utilización de Allmybanks?

Estamos a punto de acabar las últimas funcionalidades relativas a la gestión de los contratos comerciales (p. ej.: con plazos de 3, 6 o 9 meses), que podrían constituir endeudamiento financiero según la IFRS (Norma Internacional de Información Financiera) de aquí al 2012.

Otra de las labores es la puesta a punto de una «factoría de pagos» (nota: central de pagos), que nos aportará una gran eficiencia en términos de coste. En el ámbito del grupo corporativo, podremos reasignar los flujos a tal o a cual socio bancario con miras a una reducción de los gastos.

Para esta nueva etapa, como siempre ha sucedido, confiamos en Exalog y en su innovación colaborativa.