BOTANIC 升级现金管理工具

经验反馈 : Botanic集团案例 ….

在2008年金融危机时,无论任何行业的企业都强烈意识到自己对短期财务资源的依赖性。从这时起,“现金”为王,与自愿优化营运资金的政策相结合,企业制订了在现金流量管理方面达到最高效率的战略。在有些情形下,关于这些问题的思考还使企业改变过程,甚至更换工具。Botanic的经验完美地诠释了这种考量。

Botanic 是一家园艺用品零售连锁店,成立于1995年,在法国经营60多家店铺,尤其在罗纳阿尔卑斯地区。除实体店之外,还有一个在线销售网站。

此外集团还经营二十多家名叫“Médor et Compagnie”连锁店,专门销售宠物产品,主要是狗和猫。

由专门的法律结构负责植物产品的批发业务,以及部分物流业务。这两家子公司既属于公司内部架构,也作为集团的外部客户。

此外,房地产公司持有专门用来经营大部分以Botanic名号的店铺的土地资产和不动产。

一家控股公司负责为持有经营性子公司提供现金并负责“支持”职能(财务、人力资源、信息技术、采购、市场营销等)。

合并后的整体大概有130家公司,平均每年雇用2200名雇员。

Botanic财务组织结构
“现金”职能隶属财务部,与会计、内控和法律部平行; 这个职能实际设在Haute Savoie省的控股公司办公室内。

它负责银行关系、外汇对冲、中短期融资管理、投资、集团所有公司在20家银行开立的250个账户的现金流管理。

采用现金池方式运作,每天合并所有实体的现金,同时确保集团头寸优化所需要的均衡。集中向银行传输付款指令。制作合并现金流年度预算并负责每月跟踪。

选择Exalog的Allmybanks软件
直到2009年,现金管理的自动化程度依旧不高,特别用Excel表格进行均衡操作。现金流预算跟踪也要求大量手工录入。

当时的软件,虽然性能超强,但使用起来很繁琐,增加了集团组织结构的复杂性。

在它投入运行之后,当时的财务总监很快就委托一位外部顾问起草一份技术规范,描述更简单但更完备的管理功能,并向解决方案的主要供应商进行招标,包括原来的软件开发商。

Exalog的Allmybanks解决方案以成本、易用、丰富功能/简便兼顾以及在Saas (Software as a Service)模式运行等理由胜出。

除技术规范的严格界定之外, Exalog联络员的响应性及对Botanic本身问题的思考能力也是它中标的助力。

Botanic的问题和软件使用
Botanic本身的特性来自行业限制与集团的法律架构。

如果单个现金流确实没有特殊性,那么数量众多的现金流就要求将高度自动化与合并恢复能力相结合,从而能够根据大量的信息来管理总图。大量法律实体和银行、集团成立的历史选择所造成的复杂结构和相关的融资方式使这个问题更为突出。

这个组织结构从逻辑上引出了现金池管理,这是唯一能够满足头寸在一致性、快速、安全和感受性的要求,包括综合与明细。

Allmybanks的资源可以集中关于“现金”部门的所有必要信息,唯一有能力以“工业化”的方式落实希望的优化行动。

在此背景下,解决方案应当满足关键需求,要能够在能力范围内使每日配平流程自动化,从证明余额直到准备建议进行转账的入账。

Allmybanks完全能满足这个需求,“主账户”、“最低转账”和“目标余额”概念的相关工具可校准均衡水平,同时“会计界面”模块还可将转账入账,无需手工干预。

在反向工作流上,由集团每个实体使用ERP或工作单软件制作的第三方结算文件,可方便地并入其中,并可由Allmybanks将它们传输给银行机构。

因始终关注自动化,所以从到期的第三人债务的会计文件,或者通过Allmybanks的“借款”模块将中期贷款等信息,会尽可能地直接注入“预计”模块中。

在Botanic的案例中,只有Allmybanks的预算功能有待改进。其不完整性主要是:目前的解决方案是通过一个虚拟的特设公司,手工接收每月数据。

结论
Allmybanks正确地满足了财务管理层在功能性和成本方面的期望,尤其是使用的方便性。产品提供了集团要求的限制自动化和简化流程的解决方案。

Exalog团队以其敬业精神完成部署,并主持从Etebac 5到EBICS TS的顺利过渡和采用SEPA标准。

即使新功能,如“采购中心”的支付管理或债务管理不属于Botanic的关键需求,但它们近来的可用性体现出Exalog团队根据用户的不同需要对产品进行完善的意愿。

这种适应能力是在始终快速变化的环境中永远得到他人欣赏的保证。

Exalog的观点

Stéphanie Bombart, 客户关系总监

Botanic 引发了Allmybanks预算功能的不完整性,这些功能在软件部署时确实尚 处于初级阶段。近几个月来,我们对这个模块做了大量改进,以使它的性能更强大,包括显示方式和计算差异时的中短期预计管理。